Gynäkologisch-onkologische Schwerpunktpraxis

Einführung der DocMedico Online-Rezeption und des Telefonassistenten – Start für Gynäkologisch-onkologische Schwerpunktpraxis des Medizinischen Versorgungszentrums (MVZ) Spremberg

Sehr geehrte Patientinnen,

um den steigenden Anforderungen im Praxisalltag gerecht zu werden und die Erreichbarkeit für Patientinnen weiter zu verbessern, hat die Gynäkologisch-onkologische Schwerpunktpraxis unseres Medizinischen Versorgungszentrums (MVZ) Spremberg die digitale Lösung von DocMedico eingeführt. Mit der Online-Rezeption und dem KI-gestützten Telefonassistenten werden Anfragen künftig schneller, strukturierter und rund um die Uhr entgegengenommen.

Die Online-Rezeption dient als zentrale Anlaufstelle für die digitale Kommunikation. Patientinnen können Anliegen wie Terminwünsche oder -absagen, Rezeptanfragen, Überweisungen oder allgemeine Fragen bequem online übermitteln. Eingehende Anfragen werden automatisch erfasst, kategorisiert und an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet. Dadurch werden Arbeitsabläufe vereinfacht und die Bearbeitungszeiten verkürzt.

Ergänzend dazu unterstützt der Telefonassistent das Praxisteam bei der telefonischen Erreichbarkeit. Der Assistent nimmt Anrufe automatisch entgegen, erkennt das Anliegen der Anrufenden und dokumentiert die Informationen strukturiert. Häufige Anliegen wie Terminvereinbarungen oder Terminänderungen können direkt aufgenommen werden, während dringende Fälle entsprechend priorisiert werden. So bleibt die Praxis auch bei hohem Anrufaufkommen erreichbar, ohne dass Patientinnen lange in Warteschleifen verweilen müssen. Die Telefonnummer der Praxis hat sich nicht geändert. Sie erreichen das Praxisteam weiterhin unter der bekannten Rufnummer 03563 90081 und werden dann entsprechend an den Telefonassistenten weitergeleitet.

Für Patientinnen bedeutet die Einführung dieser digitalen Lösungen mehr Flexibilität und eine verbesserte Erreichbarkeit – auch außerhalb der regulären Sprechzeiten. Gleichzeitig wird das Praxisteam spürbar entlastet und gewinnt mehr Zeit für die persönliche Betreuung vor Ort.

Beide Lösungen werden selbstverständlich unter Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben eingesetzt und entsprechen den aktuell gültigen gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz.

Die Einführung der DocMedico Online-Rezeption und des Telefonassistenten ist ein weiterer Schritt zur modernen und patientenorientierten Praxisorganisation. Ziel ist es, Servicequalität, Erreichbarkeit und Effizienz nachhaltig zu verbessern und den Praxisalltag für alle Beteiligten angenehmer zu gestalten.

 

Datenschutz zum digitalen Telefonassistenten

Die MVZ Poliklinik Spremberg GmbH setzt einen digitalen Telefonassistenten ein, um telefonische Anliegen entgegenzunehmen und zu strukturieren. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden und welche Rechte Sie haben.

Nutzung des VITAS Telefonassistenten
Zur Sicherstellung unserer telefonischen Erreichbarkeit und zur zeitsparenden Bearbeitung Ihrer Anliegen nutzen wir den VITAS Telefonassistenten der VITAS GmbH, Zollhof 7, 90443 Nürnberg.
Der VITAS Telefonassistent basiert auf künstlicher Intelligenz und kann Anrufe für uns entgegennehmen. Im Rahmen des Gesprächs kann der Telefonassistent die für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlichen Informationen erfragen. Die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten werden erfasst, verarbeitet und gegebenenfalls in Textform überführt, damit sie unserem zuständigen Team zur weiteren Bearbeitung Ihres Anliegens zur Verfügung gestellt werden können.
Welche Daten durch den VITAS Telefonassistenten in unserem Auftrag erhoben werden, bestimmen wir als Verantwortliche vorab durch die Konfiguration des Telefonassistenten. Welche Informationen Sie im Gespräch mitteilen, entscheiden Sie grundsätzlich selbst.

• Verantwortlicher: MVZ Poliklinik Spremberg GmbH
• Datenschutzbeauftragte: jkoall@krankenhaus-spremberg.de
• Was macht der Telefonassistent? Entgegennahme und Strukturierung von telefonischen Anliegen sowie Aufnahme von Rückruf- oder Terminwünschen.
• Welche Daten werden verarbeitet? Insbesondere Name, Kontaktdaten, Telefonnummer und ggf. Gesprächsinhalte bzw. daraus erzeugte Nachrichten  
• Gesundheitsdaten: Hinweis darauf, dass über den Telefonassistenten grundsätzlich auch Gesundheitsinformationen mitgeteilt werden können und es sich hierbei um besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO handeln kann.
• Zweck der Verarbeitung: Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten über den digitalen Telefonassistenten erfolgt zur Entgegennahme und Bearbeitung Ihres telefonischen Anliegens.
• Rechtsgrundlage der Verarbeitung : Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO
• Empfänger / Auftragsverarbeiter: insbesondere DocMedico sowie VITAS GmbH  
• Speicherdauer: 7 Tage
• Löschung: nach Ablauf der vorgesehenen Speicherfrist
• Betroffenenrechte:

  Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung. Darüber hinaus besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren. Wenn Sie der Verarbeitung durch den Verantwortlichen durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.  Senden Sie uns dazu einfach eine formlose E-Mail an: datenschutz@telefonassistent.de

• Alternative Kontaktmöglichkeit: Patientinnen und Patienten, die den digitalen Telefonassistenten nicht nutzen möchten, können alternativ die Online-Rezeption nutzen oder sich während der Sprechzeiten direkt an die Praxis wenden.

• Detaillierte Informationen zur Datenverarbeitung durch die VITAS GmbH finden Sie hier: https://www.telefonassistent.de/datenschutz